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Dicas de Organização Documentos

Por quanto tempo guardar documentos?

É inacreditável a quantidade de papéis acumulados ao longo do ano nas gavetas de escritórios. Dentre esses papéis, estão quitações de taxas, impostos, notas fiscais, tributos e vários tipos de boletos de contas. E, de fato, a grande maioria deles é muito útil.

Por isso, você deve guardar documentos por um determinado tempo, para o caso de precisar comprovar a quitação de seus débitos, por exemplo — além de eles servirem como comprovantes de dados emitidos no imposto de renda.

Cada comprovante tem um prazo para que fique guardado, caso seja necessária essa comprovação da quitação. Então, separamos aqui os prazos de alguns documentos super importantes para a sua empresa. Continue lendo e confira!

Contas de serviços essenciais

Os comprovantes de pagamento de serviços de consumo, como luz, água, internet, TV por assinatura e telefonia, devem ficar guardados por 5 anos. Porém, já não é mais necessário guardar documentos referentes às faturas de todos os meses.

Para diminuir essa papelada, desde 2010 as empresas que prestam serviços públicos devem fornecer uma Declaração de Quitação Anual de Débitos aos seus consumidores. Sendo assim, uma declaração passa a substituir as 12 mensais, sendo enviada na fatura de maio e servindo como comprovante da isenção de débitos no ano anterior.

Vale lembrar que essa declaração só é fornecida para clientes sem débitos com a empresa.

Assim, se for questionada uma conta em débito, você pode utilizar essa declaração como prova. Porém, se o comprovante sumir, o consumidor poderá exigir da empresa o comprovante de que a conta não foi paga.

Imposto de Renda

No caso do Imposto de Renda, os comprovantes devem ser guardados por 5 anos posteriores à declaração. Assim, se a declaração foi referente ao ano de 2010, por exemplo, ela deve ser arquivada até 2015.

IPTU

Os comprovantes de pagamento do Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) precisam ser conservados por 10 anos para comprovar propriedade. Cobranças vindas da Prefeitura, no entanto, instituem um prazo de 5 anos.

IPVA

No caso do Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA), os comprovantes de pagamento devem ser mantidos por 5 anos após o ano a que se referiu à cobrança. Logo, se o IPVA foi pago em 2011, referente ao ano de 2010, você deverá guardá-lo até 2015.

No caso de mudança de proprietário do veículo, o adquirente precisa solicitar todos os comprovantes desse período a fim de não ser lesado durante a transferência.

Previdência social e trabalho

Cartão do PIS, guia de recolhimento do INSS, holerites, comprovantes de rescisão de contrato e todos os documentos relativos a vínculos empregatícios precisam ser mantidos por prazo indeterminado.

Em outras palavras, jamais se desfaça deles! Eles são primordiais, pois contêm todos os dados empregatícios dos seus funcionários.

Bom, depois de tudo isso, podemos perceber quanto é importante o arquivamento de alguns documentos por um prazo determinado, certo? Mas como fazer isso de maneira segura? Uma ótima opção é investir em uma solução de Self Storage.

Esse é um excelente recurso de armazenamento de dados em um mesmo local de rede. Por meio dele, diferentes máquinas dentro da sua empresa têm acesso a esses dados, quando necessário.

E uma grande vantagem do self storage que, com ele, você pode utilizar várias tecnologias de discos. Assim, poderá guardar documentos e comprovantes dos mais diversos tipos de forma segura, garantindo sua integridade de dados.

Enfim, trata-se de um recurso que pode trazer vários benefícios à sua empresa. Pense nisso!